Orientations et objectifs

Orientation 1
Renforcer le sentiment d'appartenance et l'identité de Saint-Étienne-de-Bolton à travers ses actions culturelles et de loisirs.

Objectifs
  • Valoriser l'histoire et l'identité culturelle de SEDB.
  • Souligner les accomplissements innovants en culture et patrimoine.
  • Valoriser les activités de loisirs sur le territoire de la municipalité.
Orientation 2
 Structurer le développement du milieu culturel et des loisirs.

Objectifs
  • Assurer la planification et soutenir le développement des projets culturels et de loisirs dans la communauté.
  • Favoriser l'adhésion et la mobilisation citoyenne pour le développement culturel et les activités de loisirs.
  • Favoriser les activités écoresponsables.
Orientation 3
Offrir aux citoyens des opportunités variées de participer à la culture, de s'initier aux arts et de jouir d'une vie culturelle et de loisirs active.

Objectifs
  • Offrir aux citoyens des expériences culturelles et sportives selon leurs intérêts et leur groupe d'âge.
  • Accueillir les propositions citoyennes en matière de culture et de loisirs.
  • Favoriser une participation intergénérationnelle et intermunicipale.
 
Mode de fonctionnement
BUT :
Donner la marche à suivre aux citoyens souhaitant organiser une activité culturelle ou de loisir tout en rencontrant l'orientation # 1 du CMLC (voir ‘'Orientations et objectifs généraux'' qui se trouvent sur le site web de la municipalité) qui est de renforcer le sentiment d'appartenance et l'identité de St-Étienne-de-Bolton à travers ses actions culturelles et de loisirs.

MODE DE FONCTIONNEMENT :
Tout citoyen âgé de 16 ans et plus doit compléter l'un des deux formulaires de présentation de projet se retrouvant sur le site web de la municipalité.  Le formulaire ‘papier' peut aussi être ramassé à la mairie. 
 
sert à présenter un projet ne requérant aucune dépense monétaire ou de personnel de la part de la municipalité.  Toute demande doit être faite au moins trois (3) jours avant le dernier mercredi du mois.  Une fois le formulaire complété, il doit être envoyé à la Spécialiste expérience citoyen soit par courriel à [email protected] ou directement à la mairie.  La Spécialiste expérience citoyen enverra le formulaire au président du CMLC.  Ces demandes n'ont pas à être présentées au conseil municipal.  Le représentant du conseil qui siège sur le CMLC informera le conseil des demandes reçues.
 
Il sert à présenter un projet qui demande un montant ayant été budgété préalablement pour ce projet ou un projet n'ayant pas été budgété lors de la préparation du budget.  Il est à noter que seuls les détails de l'organisation d'un  projet déjà au budget (date, horaire des activités ou autres…) sont requis afin d'assurer que le tout rencontre la demande de budget initial.
Il est important que le citoyen vérifie le calendrier des activités qui se retrouve sur le site web de la municipalité afin d'assurer que le lieu est disponible et que la date de son activité n'entre pas en conflit avec un autre événement.
Une fois le formulaire complété, le citoyen doit acheminer le formulaire, au moins 45 jours avant la date prévue de l'activité, à la Spécialiste expérience citoyen soit par courriel à [email protected] ou le déposer à la mairie.  La Spécialiste expérience citoyen vérifiera l'information concernant le lieu et la date de l'activité et acheminera la demande au président du CMLC.
Les demandes de budget pour une activité culturelle ou de loisir doivent être remises au CMLC (président) avant le 15 septembre de l'année précédant l'année prévue de la tenue de cette activité afin que les montants soient mis au budget. 
Les demandes n'ayant pas été prévues au budget pourraient être refusées car il n'y aura aucun montant alloué au budget.
Les dépenses encourues seront remboursées par la municipalité sur présentation des factures si le projet a été accepté par le conseil municipal.
 
RÔLE DU CMLC
Évaluer les demandes d'activités culturelles ou de loisirs une fois par mois soit le mercredi de la semaine précédant la réunion du conseil. L'horaire des réunions mensuelles du conseil municipal se retrouve sur le site web de la municipalité.
 Les demandes qui rencontrent les objectifs du CMLC seront présentées au conseil lors de la réunion de travail du jeudi précédant la réunion mensuelle du conseil par le conseiller siégeant sur le CMLC.
Les demandes qui ne rencontrent pas les objectifs du CMLC seront retournées au citoyen avec des recommandations et ou suggestions de modifications à y apporter afin qu'elles soient présentées à nouveau pour approbation.
L'acceptation ou le refus de toute demande sera communiqué au citoyen par le président du CMLC suite à sa présentation au conseil municipal.
INSTRUCTIONS GÉNÉRALES :
Responsabilités de l'organisateur ou son représentant-(Formulaire 1)
Tout équipement requis pour la tenue d'une activité doit être ramassé sur les heures d'ouverture de la mairie par l'organisateur (ou son représentant).  Ce matériel doit être remisé dans le cabanon (barré) jusqu'à son utilisation.  Une fois l'événement terminé, l'équipement est remis dans le cabanon et ce matériel, ainsi que les clés, sont retournés à la municipalité, durant les heures d'ouverture, le premier jour ouvrable suivant l'activité.  Cette responsabilité relève de l'organisateur ou son représentant. 
Vous devez prévoir :
*Stationnement – prévoir bénévoles pour recevoir les gens et les diriger vers le(s) stationnement(s).
*Cabanon – électricité (disjoncteur – alimenter le chapiteau) – assurer d'avoir les clés.
*Tables et/ou chaises – quantité requise.

Responsabilités de l'organisateur ou son représentant-(Formulaire 2)
Tout équipement requis pour la tenue d'une activité doit être ramassé sur les heures d'ouverture de la mairie par l'organisateur (ou son représentant).  Ce matériel doit être remisé dans le cabanon (barré) jusqu'à son utilisation.  Une fois l'événement terminé, l'équipement est remis dans le cabanon et ce matériel, ainsi que les clés, sont retournés à la municipalité, durant les heures d'ouverture, le premier jour ouvrable suivant l'activité.  Cette responsabilité relève de l'organisateur ou son représentant.
Vous devez prévoir :
*Stationnement – prévoir bénévoles pour recevoir les gens et les diriger vers le(s) stationnement(s).
*Cabanon – électricité (disjoncteur – alimenter le chapiteau) – assurer d'avoir les clés.
*Tables et/ou chaises, système de son ou tout autre matériel appartenant à la municipalité.
*Personnel administratif -liste des besoins doit être remise à la D.G. qui coordonnera, avec l'employé municipal, la préparation du matériel.

Responsabilités de l'organisateur ou son représentant-Événements privés
Tout équipement requis pour la tenue d'une activité privée doit être ramassé sur les heures d'ouverture de la mairie par l'organisateur (ou son représentant).  Ce matériel doit être remisé dans le cabanon (barré) jusqu'à son utilisation.  Une fois l'événement terminé, l'équipement est remis dans le cabanon et ce matériel, ainsi que les clés, sont retournés à la municipalité, durant les heures d'ouverture, le premier jour ouvrable suivant l'activité.  Cette responsabilité relève de l'organisateur ou son représentant.
Vous devez prévoir :
*Stationnement – prévoir bénévoles pour recevoir les gens et les diriger vers le(s) stationnement(s).
*Cabanon – électricité (disjoncteur – alimenter le chapiteau) – assurer d'avoir les clés.
*Tables et/ou chaises – quantité requise.

Responsabilités du CMLC – Concerts Orford en musique, Fête Nationale, Fête de la rentrée & Fête de Noël des enfants
Voir à l'organisation de ces quatre activités ainsi que leur bon fonctionnement lors de la tenue de ces événements.
Vous devez prévoir :
*Inventaire des articles requis ainsi que leur emplacement.
*Remettre liste de ce qui est requis en matériel, équipement ou employé(s) administratif(s) à la D.G.
*Déterminer le nombre de bénévoles requis pour chaque activité.
*Préparer la liste officielle des tâches de chacun des bénévoles.
*Installer le pavoisement de la Fête Nationale, au moins 2 semaines à l'avance.

Responsabilités de la municipalité – Concerts Orford en musique, Fête Nationale, Fête de la rentrée & Fête de Noël des enfants
*S'assurer que le matériel requis (liste remise à la municipalité par le CMLC) se trouve à l'endroit de la tenue de l'activité en temps opportun.
*S'assurer que les installations (chapiteau, équipement sanitaire…) sont prêtes à temps.  Pour le chapiteau, lors de son installation et pour sa durée – panneau électrique (sous le chapiteau), lumière au plafond et montage de la scène.  Pour équipement sanitaire, assurer que le réservoir septique est vérifié en début de saison, vider si nécessaire.  Si un grand nombre de personnes sont attendues à un événement, location de toilettes chimiques si nécessaire.
*S'assurer que les organisateurs aient un contact ‘municipal' (employé) disponible la journée de la tenue d'un événement (au besoin).

Responsabilités de la municipalité – (exemples : fête des bénévoles, fête des nouveaux arrivants)
Organiser, à l'aide de l'administration, des conseillers municipaux et du maire, l'activité ou l'événement et voir au bon fonctionnement lors de sa tenue.
*Inventaire des articles requis ainsi que leur emplacement.
*Remettre liste de ce qui est requis en matériel ou autres à la D.G.
*Déterminer le nombre de bénévoles requis pour chaque activité.
*Préparer une liste officielle des tâches de chacun des bénévoles
*Stationnement – prévoir bénévoles pour recevoir les gens et les diriger vers le(s) stationnement(s).


Veuillez noter que le masculin est utilisé dans ce document afin d'alléger la lecture du texte.

S. Fortin
28 juillet 2024
 
 
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